FOIRE AUX QUESTIONS (FAQ)

APRES LE TELECHARGEMENT DU DOSSIER, JE NE TROUVE PAS L’ACTE D’ENGAGEMENT DU LOT CONCERNE
Après avoir sélectionné l’affaire et le lot concerné, vous devez télécharger d’une part les pièces communes mais également les pièces spécifiques au lot concerné (DPGF, BPU, coût prévisionnel…).

QUELS SONT LES FORMATS DE FICHIER ACCEPTÉS POUR LES DEPÔTS ?
Tous les formats de fichiers sont acceptés sur la plateforme. Cependant, Orne Habitat peut préciser dans le règlement de consultation les différents formats de fichiers qu’il autorise. Dans ce cas, vous devez impérativement respecter ces consignes au risque de voir votre réponse écartée car non conforme. Si aucun format de fichiers n’est précisé dans les documents de la consultation, nous vous conseillons d’utiliser les formats classiques tels que: .doc(x), .pdf, .xls(x), .dwf (pour les plans).

J’AI DEPOSE UN PLI ET JE VEUX LE MODIFIER
Jusqu’à l’heure limite de remise des offres, vous pouvez, à tout moment, redéposer une nouvelle offre qui écrasera automatiquement l’ancienne. Si vous souhaitez modifier ou compléter votre offre déjà déposée, vous devez impérativement redéposer l’offre complète.
ATTENTION : Vous devez également prendre en compte le temps de chargement de l’ensemble des pièces.

PEUT-ON SIGNER UN FICHIER ZIP POUR GAGNER DU TEMPS ?
Non, ce n’est pas valable. La signature électronique doit être apposée directement sur le fichier constituant le document (l'acte d'engagement par exemple). La signature d'un fichier "zip" contenant lui-même plusieurs documents ne vaut pas signature de chacun de ces documents. Signer le seul fichier "zip" est comme sceller une enveloppe de papier : le cachet sur l'enveloppe ne remplace pas la signature des documents qu'elle contient.

COMMENT AVOIR LA PREUVE QUE J’AI BIEN DÉPOSÉ MON OFFRE ?
A l’issue de l’envoi d’un dépôt électronique, un mail de confirmation est envoyé au candidat à l’adresse enregistrée dans AWS. Vous pouvez également télécharger et imprimer ce récépissé directement sur votre espace personnel AWS.

DOIS-JE ENVOYER UNE COPIE DE SAUVEGARDE ?
L'entreprise qui répond à un marché public par voie électronique peut aussi transmettre une copie de sauvegarde de sa candidature et de son offre pour parer à toute éventualité de dysfonctionnement.

La copie de sauvegarde est la copie de l’intégralité des données constituant la candidature et l'offre, transmise sur un support physique électronique  (clé USB ou CD ROM). Elle doit être transmise avant la date limite de remise des offres.

L’intérêt de la copie de sauvegarde est qu’elle peut remplacer l’offre principale. Elle n’est toutefois jamais obligatoire. Elle doit comporter la mention lisible de "copie de sauvegarde".

Elle n’est ouverte que dans les cas suivants (article 6 de l’arrêté du 14 décembre 2009):

         1. Lorsqu'un programme informatique malveillant est détecté dans les candidatures ou les offres transmises par voie électronique. La trace de cette malveillance est conservée.
         2. Lorsqu'une candidature ou une offre a été transmise par voie électronique et n'est pas parvenue dans les délais ou n'a pu être ouverte, sous réserve que la copie de sauvegarde soit parvenue dans les délais.

Si elle est ouverte à la place de l’offre principale, elle s’y substitue totalement. La copie de sauvegarde doit donc contenir tous les éléments requis.

PUIS-JE DEPOSER UNE FACTURE SUR CHORUS PORTAIL PRO SANS Y ETRE INSCRIT ?
Non, vous devez impérativement être inscrit pour déposer une facture sur chorus. Après avoir cliqué sur l’onglet « déposer une facture », il vous restera à suivre le mode opératoire requis.

QUELS SONT LES CHAMPS OBLIGATOIRES A RENSEIGNER POUR DEPOSER UNE FACTURE DESTINEE A ORNE HABITAT ?
Pour aboutir votre dépôt de factures, vous devrez vous munir au préalable des informations nécessaires suivantes : le N° Siret de l’entreprise facturée et soit le N° d’engagement indiqué sur le bon de commande (BDC-XXXXXX) ou soit le N° du marché (GMA-XXX ou OPE-XXX). Pour toutes précisions relatives à ces codes, vous pouvez contacter le service fournisseurs d’Orne Habitat par mail à l’adresse relation-fournisseurs@orne-habitat.com ou par téléphone au 02.33.31.45.45

NB : le code service n’est pas utilisé actuellement par Orne Habitat.

MA FACTURE EST REJETEE, POURQUOI ?
Le motif de rejet n’étant pas indiqué sur Chorus, les 2 principaux motifs de rejets sont :
La facture envoyée ne concerne pas une prestation ou un service commandé par Orne Habitat
La facture a été envoyée par 2 modes de transmissions ; c’est-à-dire par voie postale puis par Chorus ; d’où la nécessité de n’utiliser qu’un seul mode de transmission.
Je dépose une facture en indiquant le SIRET de l’entreprise, mais ma facture est envoyée par une société du groupe (SIRET différent).

QUELLES SONT LES CONSEQUENCES SUR LE TRAITEMENT DE MA FACTURE ?
Le N° SIRET utilisé pour déposer les factures dans Chorus Pro doit être connu de nos services lors de la mise en place du marché afin de le paramétrer dans nos bases. A défaut, le traitement de la facture ne pourra se faire puisqu’il n’y aura pas de reconnaissance automatique de l’entreprise.

JE SUIS SOUS-TRAITANT, DOIS-JE DEPOSER MOI-MEME MES FACTURES ?
Non, toutes les factures doivent être déposées sur le portail par le titulaire, que ce soient celles pour son propre compte ou celles pour son sous-traitant.